A

Pratiques de gouvernance
et de gestion
des risques

Les pratiques de gestion des risques de Téléfilm s’inspirent largement du Cadre de gestion intégrée du risque 9 publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que des recommandations découlant des vérifications annuelles des processus de gestion et plus récemment, des résultats du premier examen spécial ayant eu lieu cette année.

Le cadre de gouvernance

La responsabilité ultime de la gestion des risques appartient au conseil d’administration. Le conseil approuve les seuils de risque acceptables et les plans de gestion des risques de l’organisation, et il s’assure que Téléfilm optimise la gestion des risques en équilibrant la gestion des menaces et des occasions d'affaires, selon les niveaux de tolérance approuvés à l’égard des risques.

Le comité de gestion (CG) a la responsabilité de surveiller les processus de gestion des risques et de tenir le conseil informé de ses conclusions. Pour l’aider dans cette tâche, le CG peut compter sur l’aide d’un comité de gestion des risques constitué de hauts dirigeants des secteurs opérationnels, financiers et administratifs. C’est à ces dirigeants qu’il incombe de mettre en œuvre les processus de gestion des risques, de diffuser convenablement l’information relative aux risques et de sensibiliser le personnel aux pratiques de gestion des risques. Ce cadre de gouvernance sera revu et amélioré au cours de l'année 2010-2011 par l'intégration plus formelle du comité de gestion de risques au sein de l'organisation et par la procuration des rapports trimestriels de gestion au CG et au conseil d'administration.

La gestion intégrée des risques

La gestion intégrée des risques comporte plusieurs étapes qui sont représentées dans le schéma ci-dessous. Chaque année, le comité détermine et évalue les risques susceptibles de nuire à la marche continue des opérations, et il fait des prévisions quant aux conséquences de ces risques en fonction de leurs probabilités de réalisation et de leurs répercussions sur Téléfilm. L’évaluation des risques tient compte également des mécanismes de contrôle et de leur efficacité pour atténuer les risques. Les résultats de cet exercice servent à élaborer une stratégie d’atténuation des risques et un plan d’action que le comité de gestion approuve. Le plan d’action est ensuite communiqué à l’ensemble du personnel afin que les efforts d’atténuation soient déployés dans tous les services. Le plan est revu à chaque trimestre afin d’en évaluer les progrès et l’efficacité, et de vérifier que les ressources sont réparties de façon optimale en fonction des priorités et des nouveaux risques qui ont été détectés au cours de l’année.

La reconnaissance des risques

Les risques peuvent être de nature stratégique, financière, organisationnelle ou opérationnelle. À Téléfilm, les risques sont répartis de la façon suivante :

Types de risques

La reconnaissance des risques

Le processus de reconnaissance des risques étant fondé sur les objectifs stratégiques de Téléfilm, la gestion des risques est en harmonie avec l’ensemble des objectifs opérationnels.

Risques par objectifs stratégiques

Risques par objectifs stratégiques

Les stratégies d’atténuation des risques

Téléfilm utilise la même méthode fondée sur les objectifs pour mettre en œuvre ses mesures d’atténuation. Voici quelques-uns des risques importants auxquels Téléfilm doit faire face, ainsi que les stratégies d’atténuation mises en œuvre :

Objectifs stratégiques Risques importants Stratégies d’atténuation
Accroître les auditoires Développer le potentiel de l’industrie
  • Les limites contractuelles et réglementaires
  • La saturation du marché par les films étrangers
  • Le manque de ressources financières
  • Les produits qui ne plaisent pas au public
  • La mesure inefficace de la performance
  • Consultations de l’industrie et des groupes de travail du FLMC
  • Promotion de produits dans les festivals et les marchés
  • Approche asymétrique pour gérer chaque marché linguistique
  • Enveloppes fondées sur la performance
  • Étendre les mesures d’auditoire aux autres plateformes
Développer le potentiel des l'industrie
  • Les programmes d’aide qui ne répondent pas aux besoins de l’industrie
  • Les traités mal exploités
  • Une baisse du nombre de coproductions
  • Sondages auprès de la clientèle
  • Participation à des comités internationaux ou des commissions mixtes
  • Initiatives visant à promouvoir la coproduction
Être un administrateur responsable
  • Un cadre de gouvernance inefficace
  • Un cadre de gestion des risques inadéquat
  • Les poursuites et la critique externe
  • La gestion inefficace des ressources existantes
  • Le non-respect des délais d’exécution du processus de décision
  • Le non-respect des ententes contractuelles, des politiques et des procédures
  • La rétention de talents et des compétences
  • Différents comités de gestion (gouvernance, exceptions, nominations, risques)
  • Plan annuel de gestion des risques et suivi des résultats
  • Examen annuel du plan d’entreprise
  • Suivi rigoureux des budgets
  • Études stratégiques et évaluation des programmes
  • Sondages auprès de la clientèle
  • Cadre de vérification interne et de contrôle de la qualité
  • Évaluation et mise en oeuvre du plan directeur des ressources humaines
B

Responsabilités clés du conseil

Le conseil joue un rôle d’intendant en supervisant la gestion de ses activités d’affaires. Essentiellement, le conseil est responsable d'approuver l'orientation que la direction veut donner à l'organisme et de surveiller la façon dont elle gère ses activités. Le conseil travaille en étroite collaboration avec le directeur général et les hauts dirigeants pour s'assurer que le mandat de Téléfilm est respecté.

Charte et principales activités du conseil en 2009-2010

Résumé de la charte et des responsabilités du conseil d’administration Points saillants des activités du conseil d’administration
  • Adopter un cadre stratégique et un plan d’entreprise et les réviser
  • Établir les priorités de Téléfilm
  • Surveiller la mise en œuvre du plan d’entreprise
  • Approuver les budgets et les états financiers
  • Approuver le rapport annuel présenté au ministre
  • Contrôler et au besoin, ajuster la vision de Téléfilm en matière de gouvernance et de structure
  • Évaluer le rendement du directeur général
  • Approbation de la nouvelle entente de service avec le FCT
  • Approbation de la nouvelle structure de la haute direction
  • Approbation des états financiers au 31 mars 2009
  • Création du comité de planification stratégique et des communications
  • Approbation du rapport annuel
  • Approbation du renouvellement de l’accord de contribution relatif au FNMC
  • Approbation de la matrice d’augmentation de salaires et de primes au rendement
  • Établir un comité de recherche et des protocoles aux fins de la recommandation et de la nomination d'un nouveau directeur général, conformément à la Loi sur Téléfilm Canada.
  • Approbation de la politique sur le respect en milieu de travail
  • Approbation de la politique de santé et sécurité au travail
  • Approbation de la politique de rémunération et de compensation du président et des membres du conseil d’administration
  • Approbation de la charte régissant le comité de planification stratégique et des communications
  • Approbation d’un plan de communication triennal
  • Approbation du budget de 2010-2011
  • Approbation de la Politique d’évaluation de la performance du conseil d’administration

Afin de faciliter son processus de décision, le conseil dispose de trois comités. Ces comités examinent les dossiers qui relèvent de leur domaine de compétence, avant de faire leurs recommandations.

Comité de vérification et des finances

Ce comité est constitué de trois membres : Yvon Bélanger, président, Michel Roy et Elise Orenstein. En 2009-2010, il a tenu six réunions.

Résumé de la charte et des responsabilités du comité de vérification et des finances Points saillants des activités du comité de vérification et des finances
  • Superviser la présentation de l'information financière et l'information continue
  • Superviser la gestion des risques et des contrôles internes
  • Nommer des vérificateurs internes, définir la portée du mandat, surveiller la mise en œuvre des recommandations et superviser les activités de vérification externe
  • Superviser d'autres responsabilités telles que la conformité aux lois pertinentes et l'examen des dépenses de la haute direction, du conseil et celles relatives aux experts externes.

Comité des candidatures, d’évaluation et de la gouvernance

Ce comité est constitué de trois membres : Grant Machum, président, Michel Roy et Elise Orenstein. Il a tenu cinq réunions en 2009-2010.

Résumé de la charte et des responsabilités du comité des candidatures, d’évaluation et de la gouvernance Points saillants des activités du comité des candidatures, d’évaluation et de la gouvernance
  • Évaluer le rendement du directeur général et soumettre un rapport au conseil
  • Surveiller les pratiques générales en matière de ressources humaines
  • S’assurer de la bonne composition et voir à l’évaluation des membres du conseil
  • Étudier toutes les questions relatives à la gouvernance
  • Création d'un comité de recherche en vue du recrutement d’un nouveau directeur général et recommandations effectuées au ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles
  • Examen de la politique sur le respect en milieu de travail
  • Examen de la politique de santé et de sécurité au travail
  • Reclassification de certains profils de la haute direction
  • Examen de la rémunération des membres du conseil
  • Révision des outils d’évaluation de la performance des membres
  • Évaluation du rendement du directeur général
  • Examen du processus d’évaluation de la performance, de la rémunération et des primes aux employés
  • Suivi de la mise en œuvre des recommandations faites par le vérificateur interne concernant l’amélioration des pratiques de gouvernance

Comité de planification stratégique et des communications

Ce comité est constitué de trois membres : Marlie Oden, présidente, Michel Roy et Elise Orenstein. Il a tenu quatre réunions en 2009-2010.

Résumé de la charte et des responsabilités du comité de planification stratégique et des communications Points saillants des activités du comité de planification stratégique et des communications
  • Révision du plan d’entreprise
  • Révision du rapport annuel
  • Examiner toutes les questions relatives aux communications
  • Révision du plan de communication
  • Discussion sur la préparation d’un nouveau plan d’entreprise
  • Discussion des étapes du processus de planification stratégique
  • Révision de certains éléments des principes directeurs du FLMC et de la coproduction
Participation aux réunions du conseil et de ses comités

 

Conseil d’administration Comité de vérification et des finances* Comité des candidatures, d’évaluation et de la gouvernance* Comité de planification stratégique et des communications*
Nombre de réunions 14 6 5 4
         
Présence :        
Michel Roy 14 5 5 4
Elise Orenstein 14 6 5 4
Tom Perlmutter 7 0 0 0
Yvon Bélanger 12 6 0 0
Grant Machum 13 0 5 0
Marlie Oden 14 2 2 4

*Note : La présence des membres qui ne font pas partie des comités est optionnelle.

C

Nominations

Les membres

Il n’y a pas eu de nouvelles nominations au conseil d’administration de Téléfilm durant l’exercice 2009-2010. Conformément à la Loi sur Téléfilm Canada, les nominations au conseil sont faites par le gouverneur en conseil.

Le directeur général

Le mandat de S. Wayne Clarkson comme directeur général a pris fin le 17 janvier 2010. Carolle Brabant a subséquemment été nommée au poste de directeur général pour un mandat de trois ans qui a débuté le 15 mars 2010. Les nominations au poste de directeur général sont faites par le gouverneur en conseil, suivant les recommandations du conseil d’administration de Téléfilm et dans le respect de la Loi sur Téléfilm Canada.

D

Évaluation

Les membres

Au cours de l’exercice 2009-2010, les membres du conseil d’administration ont évalué le rendement du conseil et de ses comités à l’aide d’un formulaire spécialement conçu à cette fin. Durant l’année, les membres ont également adopté une Politique d’évaluation de la performance du conseil d’administration qui prévoit l’évaluation individuelle des membres du conseil en plus de l’évaluation du conseil dans son ensemble et de ses comités. Cette politique va dans le même sens que la politique du Conseil du Trésor intituléeÉvaluer l’efficacité d’un conseil d’administration.

Le directeur général

Chaque année, le conseil d’administration évalue le rendement du directeur général, conformément aux lignes directrices du programme de gestion du rendement émises par le Bureau du Conseil privé. Ces lignes directrices prévoient, notamment, l’établissement d’une entente de rendement et d’objectifs de rendement.

E

Formation et documentation

Selon les besoins précis déterminés par le conseil d’administration, les membres ont la possibilité de suivre des cours sur une variété de sujets pertinents. Plusieurs d’entre eux en ont profité pour assister à des séances de formation données par l’École de la fonction publique du Canada.

Au cours de l’exercice 2008-2009, un manuel contenant l’essentiel de l’information sur la gouvernance a été créé à l’intention des membres du conseil d’administration. Un portail interne a également été créé pour documenter les procès-verbaux des réunions du conseil et de ses comités. Tout au long de l’exercice 2009-2010, le manuel et le portail ont été mis à jour pour tenir compte de la plus récente information disponible.

F

Répondre
aux attentes
des Canadiens

L’assemblée publique annuelle

Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux principes directeurs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Téléfilm a tenu sa première assemblée publique annuelle en 2008-2009. Cette rencontre avait pour but de permettre aux représentants de l’industrie audiovisuelle et aux membres du public d’interagir avec les membres du conseil d’administration. Téléfilm prévoit tenir sa prochaine assemblée publique en décembre 2010.

Les conflits d’intérêts

Il y a quelques années, le conseil a adopté un Code régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandat pour les employés et les dirigeants. Chaque année, tous les employés de Téléfilm doivent déclarer qu’ils respectent ce Code. Au cours de l’exercice 2009-2010, des présentations ont été faites dans tous les bureaux pour rappeler aux employés leurs obligations à l’égard des questions d’éthique.

Article 5 de la Loi sur Téléfilm Canada

Les membres du conseil sont assujettis à laLoi sur les conflits d’intérêts ainsi qu’à l’article 5 de la Loi sur Téléfilm Canada, qui stipule que : « La charge de membre de la Société est incompatible avec le fait de détenir, directement ou indirectement, individuellement ou en qualité d’actionnaire ou d’associé ou à quelque autre titre, un intérêt pécuniaire dans l’industrie audiovisuelle ». En outre, si un membre devait avoir un intérêt matériel dans un contrat avec Téléfilm qui ne soit pas couvert par l’article 5, ce membre serait tenu de déclarer cet intérêt, conformément au règlement 1 qui contient un mécanisme de déclaration d’intérêt. Afin d’assurer le plus haut niveau de transparence, les membres doivent soumettre une déclaration écrite au président du conseil chaque année afin de divulguer toute situation qui pourrait contrevenir à l’article 5 de la Loi sur Téléfilm Canada.

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles

Téléfilm est assujettie à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles qui informe les employés de la procédure à suivre pour divulguer des actes répréhensibles dont ils pourraient être témoins au travail. Téléfilm étant un organisme de petite taille, elle bénéficie d’une exception qui permet de soumettre de tels rapports directement au Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada. Cette année, l’ensemble du personnel de Téléfilm a assisté à des présentations concernant la Loi et ses procédures.

La sécurité de l’information

Comme les clients fournissent de plus en plus d’information à Téléfilm, l’organisation a adopté une politique de sécurité de l’information il y a quelques années. Au cours de l’exercice 2009-2010, des présentations ont été faites dans tous les bureaux de Téléfilm pour rappeler aux employés les règles de sécurité et de confidentialité qui régissent l’utilisation et l’entreposage des données.

Les communications et les consultations

Téléfilm communique continuellement avec ses clients, ses partenaires et les intervenants clés en vue d’obtenir leurs commentaires. De plus, Téléfilm effectue régulièrement des sondages et des évaluations sur la pertinence des programmes qu’elle administre.

La rémunération

Au cours de l’exercice 2009-2010, le conseil d’administration a adopté une Politique de rémunération du président et des membres du conseil. Pour l’exercice 2009-2010, les membres ont reçu au total 0,2 M$ pour leur préparation et leur participation aux réunions du conseil et de ses comités.

La rémunération du directeur général est établie conformément à la politique et aux principes directeurs du Bureau du Conseil privé.

Les employés : RH

Les ressources humaines ont reçu beaucoup d’attention cette année afin de renforcer les améliorations apportées à la gouvernance. Plusieurs politiques importantes ont été mises à jour, dont les politiques en matière de santé et de sécurité au travail, de prévention et de résolution du harcèlement et de temps supplémentaire. Téléfilm a également mis en œuvre les recommandations du plan directeur des ressources humaines qui visaient à développer un modèle de leadership.

Téléfilm a jugé que la mise à jour des politiques et la mise en œuvre des recommandations justifiaient d’offrir de la formation à tous les employés. Les séances de formation ont permis d’expliquer les nouvelles politiques et d’encourager les employés à adopter le modèle de leadership fondé sur les valeurs fondamentales de l'organisation : le respect, l’engagement, l’ouverture et l'orientation client.

Sur le plan pratique, Téléfilm a harmonisé sa politique de rémunération avec la Loi sur le contrôle des dépenses. Au cours du prochain exercice, Téléfilm entend aider les gestionnaires à gérer les activités quotidiennes des ressources humaines en mettant à leur disposition un portail Web libre-service.

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