Réalisations

Objectifs stratégiques	Indicateurs de rendement	Cibles	Résultats pour 2009‑2010
Être un administrateur efficace et innovateur	Rapport de l’examen spécial du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG)	Pas de lacunes importantes rapportées	Le BVG a émis une opinion sans réserve; il existe une assurance raisonnable que, pendant la période couverte par l’examen, il n’y avait pas de lacunes importantes dans les systèmes et les pratiques de Téléfilm.
	Examen stratégique	Pas de réaffectation	Aucune réaffectation des dépenses n’était nécessaire puisque les programmes administrés par Téléfilm respectent les priorités des Canadiens.
	Ratio des frais de gestion (RFG)	Maintenir le pourcentage des frais de gestion à un faible niveau	Le RFG des programmes (y compris les programmes du FCT administrés par Téléfilm) a diminué de 15 % cette année pour atteindre 6,1 % Le ratio du FLMC a augmenté, passant de 8,2 % à 9,7 % Le ratio du FNMC a diminué de 16,6 % à 11,9 % Le ratio du FCT a diminué de 2,7 % à 2,4 %
Être transparent et responsable	Indicateurs de rendement plus élaborés	Optimiser l’efficacité opérationnelle en faisant le suivi des indicateurs financiers et opérationnels	La plupart des indicateurs opérationnels et financiers ont été atteints.
Mieux servir les clients	Satisfaction des clients	Maintenir ou augmenter le taux de satisfaction des clients par rapport aux résultats du sondage de 2005-2006	Un sondage national révèle une légère augmentation du degré de satisfaction générale des clients de Téléfilm – 7,2 sur dix en 2009-2010 comparativement à 6,97 sur dix en 2005-2006.

Téléfilm a adopté des méthodes et des techniques de gestion modernes, comme la gestion des risques, pour améliorer son efficacité organisationnelle. Les résultats de l’évaluation continuelle des risques ont donné lieu à plusieurs initiatives importantes dans les domaines suivants : gouvernance, gestion des ressources humaines, respect des politiques et des procédures, rendement organisationnel, prestation des programmes, éthique et communications. L’évaluation des risques et les mesures mises en œuvre sont toujours alignées sur les objectifs stratégiques de Téléfilm.

Pour l’exercice 2009-2010, Téléfilm a évalué la mesure dans laquelle elle est un « administrateur efficace et innovateur » de trois façons : un rapport d’examen spécial du Bureau du vérificateur général (BVG), un examen stratégique dirigé par le Conseil du Trésor et une analyse des ratios des frais de gestion (RFG) des programmes qu’elle administre.

1. Rapport de l’examen spécial

Le BVG n’a pas décelé de lacunes importantes dans les systèmes et les pratiques de Téléfilm, et il a souligné de bonnes pratiques de gestion, mais il a cerné quelques améliorations possibles. Pour son premier examen spécial, Téléfilm est fière de ses résultats et elle compte mettre en œuvre des solutions afin de répondre aux recommandations du BVG.

Systèmes clés et pratiques analysées	Observations et recommandations
Gouvernance	Téléfilm dispose d’un cadre de gouvernance et de moyens qui lui permettent de s’acquitter de ses responsabilités. Téléfilm a de saines pratiques de gouvernance par l’intermédiaire du conseil d’administration, de ses comités, de leurs responsabilités assignées et des relations avec la haute direction.
	Le BVG a recommandé que Téléfilm améliore ses pratiques portant sur les valeurs et l’éthique en mettant en oeuvre un mécanisme permettant d’informer le conseil d’administration des plaintes internes et externes, incluant celles portant sur la divulgation d’acte répréhensibles.
Planification stratégique, mesure du rendement et communication des résultats	Téléfilm dispose d’un processus de planification stratégique approprié. Le BVG suggère que le nouveau plan d’entreprise inclut des renseignements sur l’affectation des ressources financières, humaines et matérielles afin de faire le lien entre les stratégies et les ressources affectées pour la période de planification.
	Le BVG a noté que la direction connait les principaux risques, mais que Téléfilm devrait mettre en oeuvre un processus plus intégré de révision, d’évaluation et de suivi des risques et rendre des comptes à ce sujet au conseil d’administration.
	Téléfilm possède des processus pour mesurer son rendement et des rapports à ce sujet. Les principaux indicateurs de rendement mesurés sont définis dans le plan stratégique et la direction fait périodiquement rapport sur ces indicateurs.
Financement des productions audiovisuelles	Téléfilm traite de façon uniforme et objective les projets de financement à l’aide de principes directeurs, politiques et procédures. Des améliorations pourraient être apportées à la documentation dans le système d’information de gestion et au processus d’assurance de la qualité.
	L’admissibilité des demandes est vérifiée en fonction des critères essentiels définis dans les principes directeurs. Les analystes et gestionnaires de Téléfilm possèdent une très bonne connaissance de leur marché. Pour les projets de longs métrages et de nouveaux médias, le système Sineweb pourrait être utilisé de manière plus efficiente.
	Le BVG a recommandé que Téléfilm assure une mise en oeuvre rigoureuse des procédures en vigueur en ce qui a trait au système d’information de gestion Sineweb afin d’en optimiser l’utilisation et d’améliorer l’efficience opérationnelle et compléter l’élaboration et la mise en oeuvre du cadre de surveillance de la qualité.
Technologies de l’information	Le BVG a noté que la planification stratégique ayant trait aux technologies de l’information et le plan opérationnel du secteur des systèmes informatiques reflètent les besoins et l’orientation stratégique de Téléfilm. Les activités liées à la gestion des technologies de l’information permettent d’offrir un service de qualité.
Gestion des resources humaines	Téléfilm dispose d’un programme de dotation efficace, mais devrait s’assurer de rédiger des lettres d’offres d’emploi qui énoncent clairement les conditions d’emploi et reflètent les dispositions des politiques en vigueur.
	Téléfilm fournit des occasions d’apprentissage et de formation qui sont liées aux objectifs stratégiques et déploie des efforts pour intégrer la planification des ressources humaines à la planification opérationnelle.
	Téléfilm devrait s’assurer que le processus d’évaluation du rendement est appliquéde manière uniforme, que les résultats sont documentés et que les primes de rendement octroyées sont justifiées et documentées de façon adéquate.

Source : Rapport de l’examen spécial 2010, Bureau du Vérificateur général du Canada

2. Examen stratégique

L’examen stratégique a révélé que les programmes offerts par Téléfilm respectent les priorités des Canadiens. Le gouvernement du Canada a confirmé dans son budget de 2010 qu’aucune réaffectation des dépenses n’était nécessaire.

3. Ratio des frais de gestion (RFG) des programmes administrés par Téléfilm

a) Tous les programmes

• Le RFG doit être considéré comme le pourcentage des dépenses d’administration nécessaires pour offrir les programmes que Téléfilm administre. Il permet de mesurer les frais de fonctionnement et d’administration (annexe D des états financiers), moins l’amortissement, par rapport à l’ensemble des dépenses de support de Téléfilm, y compris celles des programmes administrés au nom du Fonds canadien de télévision (FCT).
• Le RFG de l’ensemble des programmes se situe à 6,1 % et la baisse annuelle (15 %) s’explique par la diminution des frais de fonctionnement et d’administration de Téléfilm et par l’augmentation des dépenses de support (y compris pour les programmes du FCT).

b) Par programme

• Le RFG du Fonds du long métrage du Canada (FLMC) est passé de 8,2 % à 9,7 %. Cette augmentation est surtout attribuable au travail additionnel requis par les secteurs des services partagés de Téléfilm – par exemple : Communications; Planification stratégique et développement de projets; Services juridiques; Information, performance et risques; et, Conformité et recouvrement.
• Pour sa dernière année d’existence, le Fonds des nouveaux médias du Canada (FNMC) a vu son RFG diminuer à 11,9 %. Cette baisse est surtout attribuable à une réduction de l’implication du personnel, par exemple pour le financement des projets et les relations d’affaires, le programme devant être aboli. Le rapport annuel de l’année prochaine ne fera aucune mention du RFG du FNMC.
• Le RFG du Fonds canadien de télévision (FCT) a diminué de 2,7 % à 2,4 %. Cette performance favorable vient du contrôle des coûts administratifs (qui s’applique à tous les fonds) combinée à une augmentation des dépenses de support de 41 millions de dollars pour l’année. Téléfilm s’attend à ce que le RFG augmente à 2,9 % l’an prochain, puisque de nouveaux programmes de médias numériques seront offerts en 2010-2011 en plus des anciens programmes du FCT.

Ratio des frais de gestion

• 2009-2010
• 2008-2009

Source : Base de données de Téléfilm

Utiliser les ressources, les processus et les technologies pour être un administrateur efficace

Téléfilm améliore son efficacité organisationnelle en combinant trois éléments clés dans les initiatives et projets ci-après :

• des employés dévoués et compétents;
• des processus bien définis; et
• des technologies de communication.

Plan directeur des ressources humaines

Pendant le dernier exercice, Téléfilm a mis en œuvre un nouveau modèle de leadership qui intègre les valeurs, les comportements et les compétences. Le cadre de gestion de la performance a également été mis à jour pour tenir compte des nouvelles compétences en leadership que prône le modèle. De telles initiatives sont importantes car elles aident les employés à comprendre la nature et le degré du changement que vit Téléfilm.

Gestion des processus électroniques

Les processus de gestion de base clés de Téléfilm comprennent la prise de décisions et la diligence dans la passation des contrats. Cette année, Téléfilm a pris des mesures pour normaliser et automatiser ces processus. En fractionnant les processus de base clés en étapes bien définies et en utilisant les technologies de l’information, Téléfilm a grandement amélioré l’efficacité, la productivité, la conformité, la traçabilité et la sécurité. Le nouveau système améliore également les contrôles financiers. Tous les contrats sont désormais signés par l’entremise d’un processus électronique qui renforce la conformité sur les signataires.

Intranet

Téléfilm fait un meilleur usage de l’intranet pour améliorer l’efficacité des communications internes, et pour en explorer les possibilités comme outil de gestion et de partage. Un logiciel de collaboration a été déployé afin d’améliorer la façon dont l’information est organisée et partagée au sein de l’organisme. Ce logiciel permet non seulement de partager l’information en temps réel, mais il comporte également une fonction d’archivage sécuritaire et est facile à utiliser.

Plan de gestion de la continuité des affaires

Le plan de gestion de la continuité des affaires de Téléfilm vise à protéger trois processus essentiels : la signature des contrats, les versements et le suivi du budget. Des essais continus et des mises à jour ont permis d’améliorer considérablement la stratégie de communication de ce plan au cours de l’exercice. Téléfilm l’a utilisé pour gérer des problèmes éventuels, par exemple au bureau de Vancouver pendant les Jeux olympiques, et pour gérer la grippe H1N1 dans tous les bureaux.

La performance de Téléfilm peut être mesurée par des indicateurs opérationnels et financiers. Ces indicateurs sont suivis régulièrement et ont une incidence considérable sur les services offerts aux clients et sur le niveau des investissements dans l’industrie.

Indicateurs opérationnels

À titre de comparaison, les indicateurs opérationnels sont les mêmes que l’an dernier. Téléfilm évalue ses services de la façon suivante :

Indicateurs opérationnels	Cibles	Résultats	Constats
Délais des décisions relatives au financement des productions
FLMC : Décision émise	Date de décision planifiée 10 semaines	100 % du temps 71 % du temps	Cible atteinte Cible non atteinte
FNMC : Décision émise	10 semaines	100 % du temps	Cible atteinte
Niveaux de service du FCT : Indicateurs des délais à respecter (en jours)	14 cibles à atteindre	10 cibles atteintes	71 % des cibles atteintes
Déclenchement des versements au projet	≤ 3 jours	2 jours	Cible atteinte
Déclenchement des versements aux fournisseurs	≤ 20 jours	17 jours	Cible atteinte
Heures disponibles des systèmes critiques TI	≥ 97,5 %	99,6 %	Cible atteinte
Jours sans incident des systèmes critiques TI	= 90 %	93 %	Cible atteinte

Source : Base de données de Téléfilm

Indicateurs financiers

Les indicateurs financiers sont importants notamment pour déterminer si la conformité aux niveaux de financement établis pour le crédit parlementaire et l’accord de contribution du FNMC sont respectés. Téléfilm se sert des indicateurs financiers ci-dessous pour s’assurer qu’il n’y a pas de péremption de fonds ou de dépassement dans l’utilisation des fonds.

Indicateurs financiers (M$)	Cibles	Résultats	Constats
Dépenses de support du FLMC	85,3	99,2	Cible atteinte
Dépenses de support du FNMC	12,7	13,2	Cible atteinte
Budget d'administration : seuil maximal	29,0	28,4	Cible atteinte

Source : Base de données de Téléfilm

Rapport de vérification interne du FLMC

Au cours de l’exercice 2009-2010, le conseil d’administration a approuvé un mandat de vérification interne concernant les processus de gestion des principaux programmes du FLMC. Cette vérification a révélé de nettes améliorations au plan de la conformité des processus et de la documentation des décisions par rapport à l’an dernier. La réorganisation des activités de gestion des programmes et la séparation des tâches relatives à l’analyse du contenu et à la gestion des contrats, en plus des progrès observés dans le programme de contrôle de la qualité, ont fortement contribué à l’amélioration des processus de gestion dans leur ensemble.

Sondage pancanadien de la clientèle

En 2009-2010, Téléfilm a réalisé un projet de recherche sur la satisfaction de la clientèle. Ce projet se fondait sur les sondages nationaux réalisés en 2005 et 2001; sa portée a été adaptée, modernisée et alignée sur les nouvelles réalités de l’organisme. Des entretiens individuels ont été réalisés avec les principaux clients et intervenants et un questionnaire détaillé a été distribué à tous les clients de Téléfilm.

Selon les clients, la performance de Téléfilm semble s’améliorer depuis environ une décennie. En 2001, les clients lui avaient accordé une note de 6,95 sur 10 ⁶ , en 2005 cette note est passée à 6,97 ⁷ , puis à 7,2 ⁸ en 2009.

Dans le dernier sondage, une section a été ajoutée pour évaluer la perception des clients. Les résultats indiquent que Téléfilm est perçue de façon plus positive par les clients, qui emploient des qualificatifs comme amical, compétent et bien informé.

Les bureaux régionaux de Téléfilm représentaient un autre élément important de ce plus récent sondage. Les résultats sont encourageants puisque deux tiers des clients régionaux se disent satisfaits. Les bureaux ont obtenu une note de 7,6 sur 10. Les services offerts dans les bureaux régionaux ont également obtenu de bonnes notes :

• réponse aux questions sur les programmes et services (7,4 sur 10);
• service à la clientèle (7,3 sur 10);
• expertise professionnelle en matière de diligence raisonnable (7,0 sur 10).

Téléfilm mettra à profit les résultats du sondage de 2009-2010 dans l’élaboration de son nouveau plan d’entreprise.

eTéléfilm

eTéléfilm est un outil en ligne qui permet aux clients de soumettre leurs demandes par voie électronique et de suivre l’avancement de leur demande et de leur projet. Les clients peuvent également exécuter plusieurs fonctions liées au financement du projet. Rapide, sécuritaire et facile d’emploi, eTéléfilm est accessible de partout.

Le nombre d’utilisateurs de eTéléfilm augmente rapidement. Près de 650 demandes ont été soumises par voie électronique en 2009-2010, ce qui représente une augmentation d’environ 50 % par rapport à l’an dernier. Cette année, un processus accéléré a été mis en œuvre pour améliorer le taux d’inscription. Le schéma ci-dessous montre la tendance des inscriptions depuis le lancement de eTéléfilm en 2001-2002.

Au cours de l’exercice, eTéléfilm a été remanié afin de simplifier la navigation. L’an prochain, Téléfilm entend rendre obligatoire l’utilisation de eTéléfilm pour certains de ses programmes afin de normaliser ses processus et d’accroître son efficacité.

Inscriptions à eTéléfilm

Source : Base de données de Téléfilm